A gestão eficiente de ordens de serviço é fundamental para garantir a organização e a produtividade nas operações de manutenção. Essa prática permite um controle preciso das atividades, melhora a comunicação entre as equipes, e assegura a realização de tarefas no prazo estipulado.
Neste artigo, vamos abordar as principais estratégias para otimizar a gestão de ordens de serviço, incluindo o uso de sistemas informatizados, boas práticas de comunicação e o monitoramento de indicadores de desempenho.
O que são ordens de serviço?
A ordem de serviço (OS) é um documento formal que detalha o trabalho a ser executado. Ela especifica o tipo de serviço, os recursos necessários, a previsão de tempo de execução e os responsáveis pelo trabalho. Assim, ela é fundamental para padronizar os processos, registrar informações relevantes e acompanhar o andamento das tarefas de manutenção. Além disso, a OS também facilita o controle do histórico de intervenções, ajudando a identificar padrões de falhas e a planejar ações preventivas.
Por que otimizar?
A otimização da gestão de ordens de serviços proporciona um controle mais assertivo do processo e das atividades de manutenção. Com processos organizados, é possível reduzir o tempo de execução dos serviços, evitar retrabalhos e melhorar a alocação de recursos. Além disso, a utilização de softwares de gestão integrados promove um fluxo contínuo de informações, eliminando falhas de comunicação entre setores e proporcionando que todos estejam alinhados com as prioridades da empresa.
Estratégias para otimizar a gestão de ordens de serviço
Implementar um sistema CMMS, “Computerized Maintenance Management System” ou “Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado”: Isso facilitará a criação, distribuição e acompanhamento das ordens de serviço. Ele permite o registro de informações em tempo real, a emissão de alertas sobre prazos e o controle dos recursos disponíveis para cada tarefa. Por outro lado, algumas empresas utilizam o conceito de GMAO (Gestão de Manutenção Assistida por Computador) com uma visão mais ampla para gestão de ativos.
Definir prioridades claras: Nem todas as OS têm o mesmo nível de urgência. Categorizar as ordens por prioridade, (alta, média, baixa), garante prioridade nos serviços críticos, e evita impactos negativos na operação.
Estabelecer procedimentos padronizados: Padronizar o preenchimento das OS garante registros de informação, desde a descrição detalhada do problema até os materiais utilizados e o tempo gasto na execução. Dessa forma, os padrões facilitam o controle e a análise posterior dos serviços.
Monitorar KPIs de manutenção: Indicadores como o Tempo Médio para Resolução (TMR) e a Taxa de Conformidade das OS são essenciais para avaliar a eficiência da gestão de ordens de serviço. Assim, acompanhar esses KPIs permite identificar gargalos no processo e implementar ações corretivas rapidamente.
Capacitar a equipe: Uma equipe bem treinada entende a importância de seguir os procedimentos estabelecidos e de registrar todas as informações corretamente. Dessa maneira, a qualidade dos serviços e a precisão das informações coletados impactam diretamente pelo Investimento em capacitação da equipe.
Considerações finais
A gestão de ordens de serviço envolve o controle detalhado de cada etapa do processo, a comunicação entre as equipes e o acompanhamento contínuo dos resultados obtidos.
Dessa maneira, investir em ferramentas digitais, padronizar os procedimentos e monitorar os indicadores-chave são passos essenciais para alcançar uma gestão de OS eficiente e alinhada às metas estratégicas da empresa.
